Сроки хранения кадровых документов таблица

Содержание

Перечень кадровых документов с указанием сроков хранения — СИЗ, нормы, инструкции

Сроки хранения кадровых документов таблица

Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Основные сведения

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

Что это такое

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Какова его роль

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Правовые аспекты

В РФ в 2018 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

  • приказ Минкультуры РФ N 558;
  • ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2018 году (таблица)

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

С чего лучше начать с момента их создания

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:

  • текущее пребывание в делопроизводстве;
  • архивное хранение.

Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:

Оснащение помещения специальными шкафами И сейфами с надежными замками и печатями
Дела нужно распределять по полкам В зависимости от номенклатуры
Место пребывания документации В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками

Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.

В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:

Кадровые документы Нужно складывать в дела на основании номенклатуры дел предприятия
Делопроизводство конкретного дела Начинается с дня подшивки в него первой бумаги
Соответствующее оформление Обложки дела, где нужно записать:

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела
В дело прикрепляются Только выполненные и грамотно оформленные бумаги
Подшивать нужно только один оригинал документа
В деле содержатся документы Датированные одним календарным годом
Дело должно содержать не более 250 страниц И быть не толще 4 см

Кто принимает решение о сохранении

Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.

В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.

Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.

В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.

В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.

В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.

Где и сколько содержаться

Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2018 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.

Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.

Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:

Бумаги, касающиеся комплектацией штата компании Трудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников
Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажа Договора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника
Документы касательно отношения сотрудников к работе Приказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу
Бумаги касательно завершения рабочих отношений Приказы о завершении действия трудовых соглашений

Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:

1 год Журналы учета трудового времени, графики выделенных отпускных периодов, сведения о гражданах, не принятых на работу
3 года Учетные сведения документации, которая подтверждает длительность рабочего стажа работника, данные о трудовой дисциплине
5 лет Акты, отчеты по трудовой безопасности, выписки касательно улучшения рабочих условий, документы по аттестации работников по трудовой дисциплине, сведения о командировках
75 лет Трудовые соглашения работников и персональные карточки
50 лет Личные документы работников до востребования хозяином (аттестаты, дипломы, трудовые книги) бессрочно коллективные соглашения, личные дела директоров и руководителей

По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).

Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.

: документы в АРХИВ на долгие годы хранения

Источник: http://rossiz.ru/perechen-kadrovyh-dokumentov-s-ukazaniem-srokov-hraneniya/

Перечень кадровых документов с указанием сроков хранения — Юридический справочник

Сроки хранения кадровых документов таблица

  • В папках с пронумерованными листами и с прошивкой обычно хранятся бумажные личные дела.
  • Личные дела для рабочих, которые уже уволены, сохраняются в алфавитном порядке в архиве.
  • В текущем хранении деловых бумаг находятся только личные бумаги тех рабочих, которые работают на данном предприятии. После процесса увольнения личное дело рабочего убирается и позже попадает в архив.
  • Сверху обложки в личных делах нумеруют, то есть закрепляют номер конкретного дела от суммы всех дел.

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими.

Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

Какой срок хранения кадровых документов в организации

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.

Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст.

2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.

25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Рекомендуем прочесть:  Барнаул губернаторская программа

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Глава 6Хранение документов по кадровому учету

Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.

список (штатно-списочный состав) работников списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Срок хранения кадровых документов

Срок хранения деловых бумаг отдела кадров исчисляется с первого дня календарного года, следующего за делопроизводственным. Определяет точные сроки таблица-перечень, утвержденная приказом Минкультуры России №558.

Поскольку перечень построен по функциональному принципу, основные виды бумаг, относящихся к кадровому делопроизводству, сгруппированы преимущественно в разделе № 8 (кадровое обеспечение) и разделе №7, содержащем информацию о сроках хранения бумаг по нормированию, тарификации, оплате, охране и организации труда.

Каждому кадровику известно, что в процессе деятельности любой организации накапливается значительное количество деловых бумаг, многие из которых имеют определенный срок хранения.

Рекомендуем прочесть:  Трудовой договор ао с генеральным директором

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Кадровая документация: сколько и как хранить

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Источник: http://allelets48.ru/perechen-kadrovyh-dokumentov-s-ukazaniem-srokov-hraneniya/

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

Сроки хранения кадровых документов таблица

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

Сроки хранения кадровых документов на примере

Таблица сроков хранения

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Итоги

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг.

Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.

Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах.

Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит.

Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.

Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Наименование Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558 Состояние документа
Статья Срок хранения Примечание
Табели учета рабочего времени за период с 2005 по 2016 год 586 5 лет (1) (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет Частичная утрата текстовой информации
Списки премированных работников ООО «Премьера» за 2007–2010 годы 600 5 лет Трудночитаемые
Личные дела работников 656 75 летЭПК Имеющиеся личные дела в полном объеме не укомплектованы, по 3 сотрудникам отсутствуют
Резюме и анкеты лиц, не принятых на работу в ООО «Премьера» за 2012–2017 годы 663 3 года
Командировочные удостоверения сотрудников за 2016 год 668 5 лет
Списки работников ООО «Премьера», ушедших на пенсию в 2006–2016 годах 685 5 лет
Графики предоставления отпусков за 2006–2016 годы 693 1 год Текст частично выгорел от воздействия солнечного света
Приказы по административно-хозяйственным вопросам за 2006–2016 годы 19 5 лет
Приказы по основной деятельности ООО «Премьера» за 2006–2016 годы 19 Весь период деятельности компании

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет.

Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2016 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2007–2010 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2012–2017 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2006–2016 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 1 год для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakoj_srok_hraneniya_kadrovyh_dokumentov_v_organizacii/

Таблица сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов таблица

  • В папках с пронумерованными листами и с прошивкой обычно хранятся бумажные личные дела.
  • Личные дела для рабочих, которые уже уволены, сохраняются в алфавитном порядке в архиве.

  • В текущем хранении деловых бумаг находятся только личные бумаги тех рабочих, которые работают на данном предприятии. После процесса увольнения личное дело рабочего убирается и позже попадает в архив.

  • Сверху обложки в личных делах нумеруют, то есть закрепляют номер конкретного дела от суммы всех дел.

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими.

Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Срок хранения документов по личному составу в 2019 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2019 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.

  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.